Les logiciels de signature en ligne ont gagné en popularité depuis quelques années, avec notamment l’apparition de nombreux fournisseurs sur le marché. Avec plusieurs options au choix, il devient de plus en plus difficile de trouver le meilleur logiciel pour vos signatures électroniques dans les projets de transformation numérique de tous vos documents administratifs et professionnels. Pour cela, il est indispensable de prendre en compte quelques critères de choix d’une solution d’e-signature.
Choisir un logiciel de signature électronique flexible
Le logiciel de signature numérique en ligne à choisir sur le marché est sans doute celui qui vous offre suffisamment de souplesse. Plus précisément, il convient mieux de privilégier un outil en mesure de répondre aux besoins croissants de votre entreprise. En général, vous déployez des e-signatures dans un seul secteur. Toutefois, suivant le développement de votre activité, votre boîte finit toujours par élargir l’usage des signatures numériques dans plusieurs domaines. Ainsi, le logiciel doit vous proposer des options de déploiement multiples. Il permet à votre entreprise de réaliser des e-signatures via un cloud privé ou public, en interne ou derrière le pare-feu de votre système informatique.
Le meilleur logiciel de signature en ligne doit également posséder un système d’authentification multiple. Dans ce contexte, la solution met à votre disposition plusieurs méthodes d’identification pour valider l’identité de chaque signataire. Il prend en charge une alliance de méthodes d’authentification multiples. Enfin, il vous est conseillé de choisir un logiciel qui vous offre une expérience optimale sur divers appareils comme les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les Smartphones et les tablettes. Cela dit, rendez-vous directement sur universign.com pour entrer en contact avec une agence spécialisée disposant toutes les ressources matérielles et intellectuelles pour vous fournir un logiciel de signature numérique en ligne sur-mesure.
Trouver un logiciel qui propose des sentiers d’audit
Le logiciel d’e-signature qui répond exactement aux besoins de votre entreprise doit vous proposer des chemins d’audit. En général, il capture et fournit des informations précises sur ce qui s’est réellement passé pendant le processus de signature. De plus, il fournit une piste de vérification statique permettant de suivre la personne qui a signé les documents en ligne. Le meilleur logiciel d’e-signature vous informe également sur les documents signés par vos clients ou vos collaborateurs, sur la compatibilité de la date officielle et la date de signature ainsi que sur l’emplacement, l’ordre et la personne qui a autorisé la signature.
Par ailleurs, l’outil de signature électronique vous offre aussi une piste d’audit visuel permettant d’enregistrer et de vérifier chaque démarche du processus de signature. Il informe alors les signataires sur les mesures qu’ils doivent prendre du début à la fin de la signature de vos documents. Avec un logiciel d’e-signature qui propose des sentiers d’audit, vous pouvez stocker les signatures dans votre système informatique et dans les bases de données des fournisseurs.
Opter pour un logiciel ayant un système d’identification et d’authentification
La solution de signature électronique doit, de préférence, avoir un système d’authentification. Cette méthode vous permet notamment de faire rapidement la différence entre les clients connus et inconnus. Le logiciel vous informe alors sur les clients qui ont déjà effectué plusieurs achats et que vous devez rapidement les prendre en considération. De plus, en vous indiquant la signature des clients inconnus, le logiciel vous aide à trouver les personnes qui nécessitent un petit coup de pouce pour devenir des clients fidèles à votre offre.
Dans l’univers numérique, les risques sont toujours permanents en ce qui concerne les fraudes et les répudiations. Dans cette optique, il vous est conseillé de choisir un logiciel d’e-signature qui vous permet de tirer parti d’une alliance de technologies nouvelles et existantes qui atténuent les risques. Pour ce faire, il est indispensable alors de trouver un fournisseur de solution d’e-signature qui a de l’expérience dans votre domaine d’activité et une forte connaissance des besoins personnels de votre entreprise. Il convient alors de faire quelques recherches sur le succès et la réputation du fournisseur auprès de ses clients. Vous pouvez par exemple vérifier les avis clients disponibles en ligne pour trouver le meilleur logiciel d’e-signature.
Trouver un logiciel d’e-signature automatique
La meilleure solution d’e-signature doit s’intégrer aux systèmes en amont et en aval de votre système informatique de votre organisation afin de réaliser un traitement direct de chaque document circulant en interne et en externe. Elle vous permet aussi d’appliquer les règles d’affaires durant le flux de travail de signature dans votre entreprise. Le logiciel à choisir en ligne doit également être performant pour permettre de réaliser rapidement et de manière automatique les étapes de traitement facultatives comme la saisie de données flexibles, l’insertion de plusieurs options de signature et l’envoi de documents.
En outre, la solution vous permet aussi de prendre en charge les flux automatiques de travail de documents plus complexes. Le logiciel d’e-signature offre des SDK et des API entièrement pris en charge, qui permettent au personnel de développement de lancer rapidement des solutions intégrées. Certes, il est indispensable de comparer les fonctionnalités des solutions de signature en ligne disponibles sur le marché avant d’opter pour un modèle particulier.
